Administración del ciclo de vida de Microsoft Purview (etiquetas de retención)

Introducción

Si tiene MSP Estándar/Premium y licencia de Microsoft 365 Empresa Premium asignada, puede beneficiarse de las etiquetas de retención de Administración del ciclo de vida de Microsoft Purview, conforme a los derechos de uso correspondientes.

Administración del ciclo de vida de Microsoft Purview es una solución de gobernanza de la información, que le permite establecer políticas respecto a la retención y eliminación de datos. Esto le permite, por ejemplo, asegurar que ciertas informaciones no se eliminan antes de cierto periodo de tiempo o programar la eliminación automática de información tras ciertos periodos. De este modo, puede ayudarle a cumplir con sus obligaciones legales respecto a tanto de mantenimiento de registros como de minimización de datos.

La administración del ciclo de vida se puede realizar mediante dos vias:

Políticas de retención: No se encuentra ninguna configurada por defecto. Establecen el comportamiento general (aplicado automáticamente). Si quiere crear una política de retención específica, debe tener muy claro que políticas desea aplicar, ya que ciertas configuraciones son irreversibles y pueden provocar la destrucción de información. El propietario de la empresa puede solicitarnos su configuración mediante un caso.
Etiquetas de retención: Se encuentran configuradas por defecto (detalles más abajo). Permiten aplicar excepciones respecto a las políticas generales (aplicables manualmente a cada elemento).

Como sugerencia, puede ser conveniente hacer uso de la funcionalidad de archivo de correo electrónico en conjunto con las políticas de retención. También puede ser recomendable aplicar una retención al buzón de correo de un usuario que abandona la empresa, a fin de no perder sus correos cuando se le des-asigne su licencia.

Nota importante: Tenga en cuenta que esta solución solo es aplicable a Microsoft 365 y no a Dynamics 365, que se rige por otros controles de información separados.

Cómo aplicar etiquetas de retención

Existen diferentes formas de aplicar las etiquetas de retención en cada ubicación:

Outlook (Web, Mac, Windows):
- Mensajes de correo: Con un mensaje abierto y pulsar en la opción "Asignar directiva" de la barra superior horizontal
- Carpetas de correo: Hacer click derecho en la carpeta y pulsar en "Asignar directiva"
Teams (Web, Windows, Mac) / OneDrive (Web) / SharePoint (Web):
- Archivos: Hacer click derecho en el archivo, pulsar en "Detalles" y aplicar la etiqueta
- Carpetas: Hacer click derecho en la carpeta, pulsar en "Detalles" y aplicar la etiqueta

Directiva de etiquetas de retención de referencia

No haga uso de las etiquetas de retención sin consultar previamente con el jefe de su empresa, que es quien debe decidir sobre su uso y configuración.

Conforme a nuestros Términos de servicio, es responsabilidad exclusiva del negocio el cumplimiento de cualquier normativa que le sea aplicable y determinar cualquier acción al respecto.

Por defecto, configuramos para nuestros clientes una directiva de etiquetas de retención (descrita a continuación) como mera referencia. Sin embargo, esto es solo un punto de partida predeterminado como referencia para decidir su propia directiva, y debe solicitarnos mediante caso personalizar las etiquetas y sus directivas según requiera (en cuyo caso, tenga en cuenta que pueden tardar hasta 7 días en propagar los cambios).

La directiva de etiquetas de retención de referencia tiene las siguientes características:

Tiene ámbito estático
Se aplica a todas las ubicaciones
La directiva de etiquetas de retención de referencia publica todas las etiquetas en la tabla a continuación:

Nombre	Configuración de la etiqueta	Período	Configuración después del período
Eliminar automáticamente tras 5 años desde última modificación	Aplicar acciones después de un período específico	5 años desde la última vez que se modificaron los elementos	Eliminar elementos automáticamente
Eliminar automáticamente tras 7 años desde última modificación	Aplicar acciones después de un período específico	7 años desde la última vez que se modificaron los elementos	Eliminar elementos automáticamente
Eliminar automáticamente tras 10 años desde última modificación	Aplicar acciones después de un período específico	10 años desde la última vez que se modificaron los elementos	Eliminar elementos automáticamente
Conservar para siempre	Conservar elementos para siempre	Para siempre	-
Conservar al menos 5 años desde creación	Conservar elementos durante un período específico	5 años desde que se crearon los elementos	Desactivar la configuración de retención
Conservar al menos 7 años desde creación	Conservar elementos durante un período específico	7 años desde que se crearon los elementos	Desactivar la configuración de retención
Conservar al menos 10 años desde creación	Conservar elementos durante un período específico	10 años desde que se crearon los elementos	Desactivar la configuración de retención
Conservar 5 años desde creación + eliminar automáticamente	Conservar elementos durante un período específico	5 años desde que se crearon los elementos	Eliminar elementos automáticamente
Conservar 7 años desde creación + eliminar automáticamente	Conservar elementos durante un período específico	7 años desde que se crearon los elementos	Eliminar elementos automáticamente
Conservar 10 años desde creación + eliminar automáticamente	Conservar elementos durante un período específico	10 años desde que se crearon los elementos	Eliminar elementos automáticamente

Consulte otras Recomendaciones de seguridad para clientes

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