Gestión de documentos de SharePoint en Dynamics 365 Sales

Nota: Este artículo es sobre la integración Dynamics 365 Sales Professional. También existe integración de SharePoint en el Centro de servicio al cliente, pero el funcionamiento es ligeramente diferente.
 
Dynamics 365 permite integrarse con gestión de documentos de SharePoint. Esto permite almacenar documentos relacionados con un registro (contacto, cuenta, oportunidad, producto, cita, tarea, llamada...) en SharePoint. Esto presenta diversas ventajas, entre ellas:
  • Limite de almacenamiento de archivos mucho mayor en SharePoint que en Dataverse
  • Integración con otras funcionalidades, como las etiquetas de confidencialidad o Copilot
  • Permite crear documentos directamente desde un registro de Dynamics 365
  • Sincronización local mediante la aplicación de OneDrive

Por defecto, configuramos a nuestros clientes la integración de forma que la ubicación de documentos subidos a SharePoint desde Dynamics 365, se guarde en el Sitio de comunicación predeterminado de la empresa como ubicación predeterminada. Tenga en cuenta que esto significa que todas las personas de la organización pueden acceder a los documentos, aunque no tengan permisos para acceder al registro relacionado en Dynamics 365.

Cuando se carga o crea un documento relacionado con un registro en Dynamics 365, dicho documento se almacena en el sitio de SharePoint correspondiente, en un directorio creado automáticamente, conteniendo el nombre del registro asociado.

Para acceder a los documentos relacionados con un registro, accedemos al registro y accedemos a Relacionados->Documentos. Desde aquí es posible cargar documentos locales desde el equipo, o directamente crear nuevos documentos de Office.

 

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